Ontdek hieronder alle ingrediënten.
Mix & Match features en creëer uw perfecte oplossing. 

Het Expodoc Floor Plan heeft een zeer gebruiksvriendelijke en intuïtieve interface. Nadat de technische lagen door onze diensten zijn toegevoegd, kan u in enkele klikken zelf standen tekenen, verplaatsen, aanpassen en standnummers toevoegen.

U kan ook teksten/iconen/logo’s/zones toevoegen, afbeeldingen importeren en uw plattegrond per event personaliseren.

Daarnaast is het ook mogelijk om PDF bestanden te genereren en uw plattegrond te printen. Heeft uw technische partner ook de plattegronden nodig? Geen zorgen, de geëxporteerde bestanden kunnen eenvoudig omgezet worden in een DXF-bestand.

Met Expodoc Floor Plan wordt het beheer van uw plattegrond kinderspel. Het is erg eenvoudig om standoppervlaktes, standnummers, statussen,... aan te passen. Nadat u een lijst van contacten heeft geïmporteerd, kan u standen toekennen aan exposanten met een eenvoudig drag & drop-systeem. Via de zoekfunctie kan u een exposant opzoeken en zo zijn naam en bedrijfsgegevens nagaan. Als u op een standnummer klikt, wordt u ook onmiddellijk naar de juiste locatie en hal van de stand gebracht.

Bovendien bepaalt u als organisator volledig zelf welke informatie online wordt getoond en wie welke stand toegekend krijgt bij een standaanvraag, zowel voor individuele standen als voor groepsstanden. De sales status wordt daarbij direct duidelijk en de informatie is altijd up-to-date voor het sales team. 

Indien nodig kan u ook een PDF bestand genereren van uw plattegrond en/of printen tot A0-formaat.

De online plattegrond creëert voor prospecten de mogelijkheid om een standaanvraag in te dienen en u als organisator genereert gekwalificeerde leads.

U bepaalt volledig zelf welke informatie online wordt getoond en wie welke stand toegekend krijgt bij een standaanvraag. De sales status wordt daarbij direct duidelijk en de informatie is altijd up-to-date voor het sales team.

De plattegrond kan geïntegreerd worden in uw eigen website. 

Interactieve plattegrond voor bezoekers

Onbeperkte afspraak- en presentatiemogelijkheden voor uw exposanten.

De interactieve plattegrond zorgt ervoor dat bezoekers hun bezoek goed kunnen voorbereiden, wat resulteert in kwalitatieve bezoeken. Bezoekers kunnen aan de hand van eenvoudige zoekfuncties exposanten opzoeken en filteren op producten, merken, regio,...Hebben ze een aantal exposanten die ze absoluut willen bezoeken tijdens de beurs? Dan kunnen ze een lijst van favorieten opmaken.

Bezoekers kunnen ook een afspraak plannen met de gewenste exposant(en) of meteen online een gesprek voeren. U brengt op die manier uw exposanten rechtstreeks in contact met potentiële klanten. Bovendien ontstaat er extra visibiliteit voor uw standhouders vóór, tijdens en na het event...waar zij u zeer dankbaar voor zullen zijn. 

Online exposantencatalogus

Dankzij de online exposantencatalogus biedt u uw exposanten extra visibiliteit vóór, tijdens en na uw evenement.

Uw exposanten kunnen inloggen op het online platform waar zij een gedetailleerd profiel kunnen aanmaken met onder andere hun contactgegevens, een bedrijfspresentatie, logo, video, afbeeldingen, enz. Deze gegevens worden weergegeven op een interactieve plattegrond, die ervoor zorgt dat bezoekers de gewenste informatie over de exposanten kunnen terugvinden en eventueel ook een afspraak kunnen plannen met exposanten. Met andere woorden, u brengt op die manier uw exposanten dus ook rechtstreeks in contact met gekwalificeerde leads.

Waar uw bezoeker zich ook bevindt, hij kan tijdig zijn beursbezoek voorbereiden op zijn smartphone, tablet of pc/mac.

Wil u graag dat uw exposanten meteen bij bestelling online betalen? Geen probleem!

Expodoc beschikt over online betaalmodaliteiten in samenwerking met Ingenico en Worldpay. U bepaalt zelf met welke provider u aan de slag gaat en welke modaliteiten u inschakelt.

Werkt u ondertussen al met een andere provider? Aarzel dan niet om met ons contact op te nemen zodat we samen de integratiemogelijkheden kunnen bekijken.

Orderbeheer

Met Expodoc wordt orders beheren erg makkelijk. Denk maar aan het bestellen van elektriciteitsaansluitingen, verlichting, meubilair, catering, enz. Alle orders zijn gecentraliseerd en worden automatisch behandeld en doorgestuurd naar de desbetreffende leveranciers. De foutenmarge wordt hierbij herleid tot nul. Een koppeling met uw eigen back-office of facturatiesysteem is ook mogelijk.

U bepaalt wie wanneer welke informatie en producten te zien krijgt, welke prijzen & deadlines gehanteerd worden, wie het platform mag raadplegen, welke commissies gelden, enz.

Het is bovendien erg eenvoudig om orders op te zoeken op basis van een of meerdere criteria: exposant, leverancier, datum, status, standnummer, artikelnaam, administratieve verwerking,... Wil u ook een overzicht van (specifieke) bestellingen in Excel of in een andere toepassing? Dat kan! Eén druk op de knop en u beschikt over een bestand met een duidelijk overzicht van de gewenste orders. U kan daarbij zelf kiezen voor het exporteren van een beknopte of uitgebreide lijst. Een manuele export of een geautomatiseerde koppeling met een externe applicatie zijn beiden mogelijk.

Geïntegreerde leverancierscatalogi

U bepaalt als organisator zelf met welke leveranciers u samenwerkt en welke producten/diensten u aanbiedt aan welke prijs. Met één klik kan een leverancierscatalogus geïmporteerd worden. Snel én gemakkelijk dus. Daarnaast is het ook mogelijk om een eigen prijzenstrategie toe te passen, zoals het aanrekenen van supplementen voor laattijdige bestellingen en de automatische berekening van commissies. Na het ingeven van enkele parameters, doet Expodoc de rest voor u.

Leveranciers krijgen een software applicatie ter beschikking waarmee ze hun catalogus up-to-date kunnen houden. Van zodra een exposant een order plaatst, wordt deze in real-time naar de desbetreffende leverancier verstuurd. U heeft steeds een overzicht van alle bestellingen, maar wint heel wat tijd door deze automatische dispatch naar uw leveranciers. Bovendien reduceert het de foutmarge tot nul. Een exposant mag zijn order wijzigen zo vaak hij wil, u hoeft zich geen zorgen te maken want Expodoc informeert alle betrokken partijen in real-time.

Ontdek hier alle leveranciers waarvan u de producten met één klik in uw beurshandboek kan integreren.

Technische plannen

Standhouders kunnen met de technische plannen in Expodoc hun stand zien volgens de correcte afmetingen. Met een eenvoudig drag & drop-systeem kan hij de bestelde nutsvoorzieningen aanduiden op zijn stand. Als organisator bepaalt u zelf welke items op het technische plan moeten aangeduid worden.

U heeft een duidelijk overzicht wie zijn plan al ingediend of eventueel ook aangepast heeft. De informatie wordt ook automatisch doorgesluisd naar de desbetreffende technische partners.

Heeft u liever ook een geprinte versie bij de hand? U kan de technische plannen individueel, volgens selectie of in batch printen of een PDF-bestand opvragen.

Informatieplatform

Het informatieplatform van Expodoc zorgt voor een vlotte communicatiestroom tussen alle betrokken partijen. Deze applicatie biedt tal van mogelijkheden: ter beschikking stellen van informatie over het evenement, interactieve formulieren die al dan niet verplicht dienen ingevuld te worden, visuals en documenten exporteren,... én het is helemaal aan te passen aan de huisstijl van uw event.

Deze module heeft als belangrijk voordeel dat u zelf alle touwtjes in handen heeft en Expodoc ervoor zorgt dat de juiste informatie bij de juiste partijen terechtkomen. U bepaalt wie wanneer welke informatie te zien krijgt.

Al uw gegevens worden op één plaats verzameld en hetzelfde geldt voor uw exposanten… zij beheren alles op 1 centrale plaats. Dat geeft hen een duidelijk overzicht van alle informatie én het vereenvoudigt de voorbereiding van hun beursdeelname. Resultaat… tevreden klanten!

U beheert eenvoudig alle interactieve formulieren, visuals en documenten. Daarnaast beschikt u over duidelijke overzichten en een automatisch follow-up systeem. Heeft u gegevens uit Expodoc ook nodig binnen een andere applicatie? Dat kan zeker dankzij de verschillende exportmogelijkheden.

Documentenbeheer

Met Expodoc heeft u het voordeel dat alle documenten worden gecentraliseerd, wat het beheer heel wat makkelijker maakt. U kan een overzicht opvragen van (specifieke) formulieren per exposant of van alle exposanten. Hierbij krijgt u duidelijk te zien welke verplichte items al dan niet behandeld zijn. Denk maar aan formulieren omtrent de naam en het logo voor het naambord, badges, facturatiegegevens,... In het overzicht staat ook wanneer en om hoe laat het desbetreffende formulier werd ingevuld en wanneer de ingevulde gegevens voor de laatste keer werden aangepast.

Met Expodoc is het nog nooit zo eenvoudig geweest om uw exposanten te beheren! Met één muisklik kan u een Excel of XML-bestand van contacten importeren of u kan eenvoudig een synchronisatie opzetten met uw eigen CRM-systeem. Daarna kan u exposantengroepen aanmaken zodat uw beursdossier automatisch wordt aangepast naargelang het type exposant.

Elke exposant krijgt een up-to-date overzicht van onder andere zijn bestelde items en ingevulde formulieren. Met het gepersonaliseerd en automatisch remindersysteem worden exposanten eraan herinnerd welke formulieren ze nog moeten invullen en/of welke items ze nog moeten bestellen. U kan zelf kiezen op welke datum of met welke periodiciteit de reminders worden verstuurd.

Al uw informatie is gecentraliseerd en binnen handbereik: standgegevens, orders, aansluitingen, formulieren, logo's,... U kan eenvoudig een duidelijk overzicht opvragen van de gewenste informatie, documenten, visuals, orders, enz. per exposant.

Wilt u meer tips & tricks over exposantenbeheer?
Volg ons dan op sociale media en/of schrijf u in op onze nieuwsbrief.
   

Sponsor -en sprekersbeheer

Of het nu gaat over het beheer van een volledige beurs of slechts enkele sponsorstanden, Expodoc is sowieso een grote hulp bij het het administratief en logistiek beheer. Het platform centraliseert en digitaliseert alle informatie en orders, wat het beheer van enkele (sponsor)standen erg makkelijk maakt. Sponsors kunnen bijvoorbeeld pakketten en/of badges bestellen en informatie over het event raadplegen.

Heeft u een aantal sprekers op uw event? Expodoc kan ook hier hulp bieden. Alle informatie wordt gecentraliseerd waardoor de sprekers op het platform alle details kunnen terugvinden over het event en zij kunnen op hun beurt eenvoudig hun presentatie, curriculum vitae, enz. uploaden. U heeft op die manier alle informatie van zowel uw sponsors als uw sprekers gecentraliseerd en altijd binnen handbereik.

Paviljoenen

Beheert u een volledige beurs, een paviljoen of een groepstand? Ongeacht het aantal te beheren exposanten, het brengt altijd een heleboel administratieve en logistieke taken met zich mee.  Expodoc biedt ook de nodige oplossingen voor het beheer van paviljoenen en groepstanden: uw exposanten worden via uw platform geïnformeerd, ze kunnen materialen aanleveren (bestanden, logo’s, enz.), documenten downloaden, de nodige producten en diensten bestellen,... U heeft het voordeel dat u alles binnen handbereik hebt… van bestellingen tot facturatiegegevens, ingevoerde namen voor de frieslijst, namen voor de exposantenbadges, en nog zo veel meer. Daardoor kan u tijd winnen, efficiënter werken én heeft u meer tijd over voor het beheren van uw andere projecten.

Prijzenstrategie

Met Expodoc heeft u zelf de touwtjes in handen...u bepaalt zelf welke tarieven wanneer en hoe online getoond moeten worden. Denk maar aan het aanrekenen van supplementen voor laattijdige bestellingen, het geven van vroegboekkortingen en de automatische calculatie van commissies. De prijzenstrategie kan bijvoorbeeld verschillend zijn per productcategorie en/of leverancier. Na het ingeven van enkele parameters, zorgt Expodoc voor de rest.

Gepersonaliseerd remindersysteem

Expodoc beschikt over een gepersonaliseerd en geautomatiseerd remindersysteem. In het beurshandboek duidt u gewoon aan voor  welke producten, diensten en/of formulieren een exposant reminders moet ontvangen, waarna een gepersonaliseerde e-mail wordt verstuurd. De inhoud van de remindermail(s) past zich automatisch aan naargelang een exposant bepaalde zaken wel of niet afgehandeld/besteld heeft.

Met één klik duidt u zelf aan wanneer u de remindermails wilt versturen. Expodoc bezorgt u hiermee een enorme tijdwinst. Expodoc zorgt voor een geautomatiseerde follow-up en u heeft te allen tijde een duidelijk overzicht van wie wat nog moet afhandelen. De exposant kan zelf ook zijn to do's raadplegen op zijn persoonlijk dashboard.

User Management

Wilt u niet dat iedereen dezelfde gebruikersrechten heeft? Geen probleem! Met Expodoc is het mogelijk om gebruikers toe te voegen, hen bepaalde rechten toe te kennen (zoals kijk- en/of schrijfrechten) en hen enkel toegang te verlenen tot bepaalde evenementen. U bepaalt niet alleen wie tot welk eventdossier toegang krijgt, maar ook tot welk onderdeel van het dossier (bvb. enkel exposantenbeheer en/of Floor Plan en/of orderbeheer en/of online catalogus, enz.).

Het gebruikersbeheer kan toegepast worden voor interne medewerkers, maar ook als u als venue een organisator toegang wil geven tot zijn eventdossier of als u als extern beheerder van een beurs of congres uw klant graag deels of volledige toegang geeft tot het eventdossier.

Uw ideale oplossing

Hebt u tussen bovenstaande functionaliteiten nog niet uw ideale oplossing gevonden? Hebt u nog andere specifieke wensen/noden? Contacteer ons dan zeker voor een oplossing op maat.

Support & training

Indien u beslist om Expodoc in te schakelen, kunt u rekenen op uitgebreide ondersteuning. We komen eerst bij u langs (remote of on site) om u vertrouwd te maken met het platform en een eerste evenement samen te configureren.

Na de eerste training kan u met al uw vragen ook terecht bij één van de helpdesk-operatoren en beroep doen op hun kennis.

U wordt geholpen in het Nederlands, wat uiteraard voor een vlotte communicatie zorgt. Maar onze teamleden kunnen u ook te woord staan in het Frans of Engels.