Découvrez tous les ingrédients ci-dessous.
‘Mix & Match’ des fonctionnalités et créez votre solution idéale.

Expodoc est réputé pour son interface intuitive et très conviviale. Après que les calques techniques aient été introduites par nos services, il vous suffit de quelques clics pour dessiner vous-même les stands, les déplacer, les modifier et leur attribuer des numéros.

Vous pouvez aussi ajouter du texte, des icônes, des logos ou des zones, importer des images, personnaliser le plan pour chaque événement, générer et imprimer des fichiers PDF.

Votre partenaire technique a-t-il aussi besoin de ces plans? Les fichiers exportés peuvent être aisément convertis au format DXF.

Grâce à Expodoc Floor Plan, la gestion de votre plan devient un jeu d'enfant. Ajustez facilement des surfaces de stand, des numéros de stands, des statuts,... Après avoir importé une liste des exposants, vous pouvez leur attribuer un stand séparément à l'aide d'un simple système de glisser/déposer. Une fonction de recherche permet de retrouver un exposant pour vérifier son nom et ses coordonnées. En cliquant sur un numéro de stand, vous êtes directement conduit vers le stand approprié, dans le bon hall d'exposition.

Vous déterminez en outre par vous-même quels renseignements doivent être affichés en ligne et qui peut se voir attribuer un stand lors de sa demande (c'est possible tant pour un stand individuel que groupé). Le statut des ventes est clairement affiché et cette information est constamment réactualisée pour votre équipe commerciale.

Si nécessaire, vous pouvez également générer un fichier PDF du plan de votre salon et/ou l'imprimer au format A0.

Le plan en ligne donne à vos clients potentiels la possibilité d'introduire une demande de stand. En tant qu'organisateur, vous générez ainsi des leads qualifiés. Vous déterminez par vous-même les informations qui doivent être affichées en ligne et qui peut se voir attribuer un stand lors de l'introduction de sa demande.

Le statut commercial est directement et clairement disponible et l'information est constamment réactualisée pour l'équipe commerciale.

Le plan du salon peut être totalement intégré à votre propre site Internet.

Plan interactif pour les visiteurs

Possilibités de présentation et de réunion illimitées

Le Plan Interactif permet aux visiteurs de préparer correctement leur visite, ce qui rentabilise leur temps passé sur place. À l'aide de fonctions de recherche simples, ils trouvent des exposants, filtrent les produits, marques, régions, etc. Ils peuvent aussi dresser une liste des exposants qu'ils tiennent absolument à visiter.

Ils peuvent même prendre directement rendez-vous avec l'un ou l'autre. De la sorte, vous établissez un contact direct entre des clients potentiels et les exposants. Pour ces derniers, cela représente une plus grande visibilité avant, pendant et après l'événement. Ils l'apprécieront sans doute fortement!

Catalogue en ligne pour les exposants

Grâce au catalogue en ligne, vous offrez aux exposants une plus grande visibilité avant, pendant et après votre événement.

Vos exposants peuvent s'identifier sur la plate-forme en ligne, créer un profil détaillé contenant notamment leurs coordonnées, leur logo, une vidéo, des images, une présentation de leur société, etc. Ces données sont affichées sur un arrière-plan interactif, qui permet aux visiteurs de retrouver les renseignements voulus relatifs aux exposants et de prendre éventuellement un rendez-vous avec eux. En d'autres termes, vous établissez ainsi un contact direct entre vos exposants et les clients potentiels (leads qualifiés).

Ou que soit le visiteur, il peut préparer convenablement sa visite du salon sur smartphone, tablette ou ordinateur (PC/MAC).

Désirez-vous permettre à vos exposants de payer directement leurs commandes en ligne?

C'est facile, car Expodoc intègre des modalités de paiement en collaboration avec Ingenico et Worldpay. Vous choisissez le prestataire et les modalités accessibles.

Si vous préférez l'intégration avec un autre prestataire de paiement en ligne, n'hésitez pas à nous contacter afin d'examiner les autres possibilités ensemble.

Gestion des commandes

Expodoc facilite également considérablement la gestion des commandes, par exemple des raccordements électriques, de l'éclairage, du mobilier, des repas, etc. Tout est centralisé, traité et transmis automatiquement aux prestataires concernés. La marge d'erreur est donc inexistante. Il est même possible d'établir un lien avec votre back-office et votre système de facturation.

Vous choisissez qui est autorisé à consulter votre plate-forme, voir certains renseignements et produits et à quels moments. Vous avez aussi le choix des prix, délais, commissions, etc.

Vous pouvez aisément chercher des commandes à partir d'un ou de plusieurs critères: exposant, prestataire, date, état, numéro de stand, nom d'article, traitement administratif, etc. Désirez-vous obtenir une liste de (certaines) commandes au format Excel ou dans une autre application? C'est possible! Une pression sur un bouton et vous obtiendrez un fichier approprié. Vous pouvez même exporter une liste succincte ou étendue, réaliser une exportation manuelle ou un lien automatisé avec une application externe.

Catalogue des prestataires intégré

En tant qu'organisateur, vous déterminez avec quels prestataires vous voulez collaborer, quels produits ou services proposer et à quels prix. Un catalogue de prestataires peut être importé en un clic. Facile et rapide! Vous avez la possibilité d'appliquer votre propre stratégie tarifaire, par exemple pour imputer des suppléments pour commandes tardives et calculer automatiquement les commissions. Après avoir introduit quelques paramètres, Expodoc fait le reste pour vous.

Les prestataires disposent d'une application logicielle pour la mise à jour de leur catalogue. Dès qu'un exposant passe commande, celle-ci est envoyée en temps réel aux prestataires concernés. Vous obtenez toujours un récapitulatif de toutes les commandes, mais gagnez énormément de temps en la relayant automatiquement à vos prestataires. Ainsi, vous réduisez à zéro les risques d'erreurs. Un exposant peut modifier sa commande aussi souvent qu'il le souhaite, sans que vous ayez à vous tracasser, car Expodoc informe tous les intervenants en temps réel.

Découvrez ici les prestataires qui ont leur catalogue sur Expodoc. Vous intégrez leurs produits/services avec un seul clic dans votre dossier exposant.

Plans techniques

Grâce aux plans techniques d'Expodoc, les exposants peuvent visualiser leur stand et en connaître les dimensions exactes. Ils peuvent indiquer les équipements nécessaires sur leur stand grâce à un simple système de glisser/déposer. C'est évidemment à vous de décider ce que doivent contenir ces plans techniques.

Vous obtenez la liste des exposants qui ont déjà introduit ou éventuellement modifié leur plan technique. Cette information est également transmise aux partenaires techniques concernés.

Vous préférez peut-être avoir une version papier à votre disposition? Vous pouvez naturellement imprimer chaque plan technique, individuellement, par sélection ou en lot, ou en demander un fichier au format PDF.

Plate-forme d'informations

La plate-forme d'informations d'Expodoc garantit un flux rapide entre toutes les parties concernées. Ses possibilités sont légion: fournir des renseignements sur l'événement, des formulaires interactifs qui peuvent ou doivent être remplis, exporter des images et des documents, etc. Cette application peut même être stylisée selon votre événement.

L'un des grands avantages de ce module est que vous le gérez vous-même; Expodoc veille à ce que les informations et commandes exactes aboutissent aux bons partenaires. Vous choisissez qui est autorisé à consulter votre plate-forme.

Toutes vos données sont centralisées. Il en va de même pour les exposants: ils gèrent tout à partir d'un seul endroit, ce qui simplifie considérablement leurs préparatifs. Résultat: des clients satisfaits!

Vous gérez en toute simplicité les commandes, les formulaires interactifs, les visuels et les documents. Vous obtenez des relevés clairs et disposez d'un système automatique de suivi. Avez-vous besoin des données d'Expodoc pour une autre application? Dans ce cas, faites usage des possibilités d’exportation.

Gestion des documents

La centralisation opérée par Expodoc facilite énormément la gestion de tous les documents. Vous pouvez demander et obtenir un aperçu de (certains) formulaires pour un ou pour l'ensemble des exposants.

Vous voyez ainsi quels éléments obligatoires ont déjà été traités ou non, par exemple les formulaires concernant le nom et le logo de l'exposant, les badges, les données de facturation, etc.

La liste affiche également où et quand le formulaire a été rempli ainsi que les dernières modifications apportées aux données.

La gestion des exposants n'a encore jamais été aussi aisée qu'avec Expodoc! D'un clic de souris, vous importez un fichier d’exposants au format Excel ou XML ou opérez une synchronisation avec votre propre système CMR. Vous pouvez ensuite créer un groupe d'exposants pour adapter automatiquement le dossier du salon à chaque type d'exposants.

Chaque exposant reçoit un relevé réactualisé des articles qu'il a commandés et des formulaires qu'il a remplis. Avec un système de rappel automatique et personnalisé, les exposants n'oublient pas les formulaires qu'ils doivent encore remplir et les articles à commander. Vous choisissez la date et le rythme d'envoi des rappels.

Toutes vos données sont centralisées et conservées à portée de main: stand, commandes, raccordements, formulaires, logo… Il est très facile d'obtenir une liste des renseignements que vous désirez, et ce pour chaque exposant: informations, documents, visuels, commandes, etc.

Voulez vous plus de trucs et d'astuces pratiques pour la gestion des exposants?
Suivez-nous aux médias sociaux et/ou inscrivez vous à notre lettre d'actualité.
 
 

Gestion des sponsors et des orateurs

Qu'il s'agisse de la gestion d'un salon complet ou de stands de sponsors, Expodoc est assurément d'une aide précieuse pour la gestion administrative et logistique. La plate-forme centralise et numérise tous les renseignements et les commandes. Les sponsors peuvent par exemple commander des forfaits et/ou des badges et avoir accès aux renseignements concernant l'événement.

Avez-vous invité des conférenciers? Expodoc pense à tout. Toutes les informations sont centralisées sur la plate-forme pour leur permettre de trouver plus facilement tous les détails du salon, puis d'y ajouter en quelques clics de souris leur présentation, leur CV, etc. De la sorte, toutes les données sont centralisées et accessibles, tant pour les sponsors que pour les conférenciers.

Gestion des pavillons

Gérez-vous un pavillon, un stand de groupe ou un salon complet? Quel que soit le nombre d'exposants à gérer, cela implique toujours maintes tâches administratives et logistiques. Expodoc a aussi des solutions pour la gestion de pavillons et de stands pour groupes: vos exposants sont alors informés par la plate-forme, ils peuvent fournir le matériel (fichiers, logos, etc.), charger des documents, commander les produits et services requis… Vous gérez tout depuis votre poste, depuis les commandes jusqu'à la facturation, les noms enregistrés pour la frise, les nominettes des exposants, etc. Les avantages sont évidents: gain de temps considérable, travail plus efficace, et davantage de temps pour la gestion des autres projets.

Stratégie tarifaire

Vous l'avez compris, avec Expodoc, vous gardez un contrôle total de la situation. Vous déterminez vous-même quels tarifs doivent être affichés, quand et comment, par exemple ceux concernant des suppléments pour des commandes en retard, des ristournes pour les réservations précoces, le calcul automatique des commissions…
Cette stratégie tarifaire peut évidemment être différente d'un prestataire ou d'une catégorie de produits à l'autre. Vous n’avez qu’à enregistrer quelques paramètres, Expodoc se charge du reste.

Système de rappel personnalisé

Expodoc propose un système de rappel personnalisé et automatisé. Dans le manuel du salon, indiquez simplement pour quels produits, services et/ou formulaires un exposant doit recevoir des rappels, et des e-mails individualisés lui seront envoyés en temps utile. Leur contenu sera automatiquement adapté en fonction de ce qu'ils ont déjà commandé et/ou traité.

En un clic, vous précisez les dates ou la fréquence d'envoi des e-mails de rappel. Expodoc représente donc un formidable gain de temps. Il assure un suivi automatisé et garde à tout moment une liste synoptique des tâches subsistantes. L'exposant peut trouver les tâches restantes sur son tableau de bord personnalisé.

Gestion des utilisateurs

Vous voulez éviter d'accorder les mêmes droits à tous les utilisateurs? Ce n'est pas non plus un problème! Expodoc permet d'ajouter des utilisateurs, leur octroyer des droits particuliers (par exemple consultation, édition), leur accorder ou leur refuser l'accès aux événements.

Vous déterminez non seulement qui a accès à tel ou tel dossier d'événement, mais aussi quelles parties du dossier (par exemple uniquement la gestion des exposants, le plan général du salon, la gestion des commandes, le catalogue en ligne, etc.).

La gestion des utilisateurs concerne les collaborateurs internes, mais également si vous voulez donner à un organisateur l'accès à son dossier d'événements ou si en tant que gestionnaire de salon ou de congrès, vous désirez donner à votre client un accès partiel ou complet au dossier d'événement.

Votre solution idéale

Vous n’avez pas encore trouvé votre solution idéale parmi les fonctionnalités ci-dessus? Vous avez d’autres souhaits/besoins spécifiques ? N’hésitez pas à nous contacter pour une solution sur mesure.

Support

Faire appel à Expodoc, c'est vous assurer un support étendu. Nous prenons d'abord rendez-vous (sur site ou à distance), afin de vous familiariser avec notre plate-forme et configurer ensemble un premier événement.

Après la séance de formation initiale, vous pouvez adresser toutes vos questions à l'un de nos opérateurs de l’helpdesk et solliciter ses connaissances. En français, anglais ou néerlandais.