"De non-profit organisatie Biennale INTERIEUR is actief binnen hedendaags design, productontwikkeling en innovatie. Sinds 1968 organiseert ze de Biennale INTERIEUR, die in 2016 aan haar 25ste editie toe is.

Het internationaal erkende designevenement is een belangrijke ontmoetingsplaats voor zowel designprofessionals als het grote publiek en stelt het beleven van trends, avant-garde en stromingen die het hedendaags design definiëren centraal. Met een innovatief model dat het beste design op zowel commercieel als cultureel vlak selecteert en een op maat gemaakte scenografie, neemt de Biennale INTERIEUR een unieke plaats in op de designkalender.

Hoe lang werkt u al met Expodoc?
We deden in 2009 een eerste test bij de organisatie van een kleiner project, Design at Work. Expodoc was in die periode nog jong en het had nog niet alle nodige functionaliteiten die we vereist waren voor ons hoofdevenement. We bleven de evolutie van Expodoc volgen en na een nieuwe test en gesprekken met andere gebruikers op de Expodoc Partners Assemblée (Expodoc user day) in Gent hebben we dan toch de stap gezet voor INTERIEUR 2014.

Hoe verliep alles vóór Expodoc?
Er werd gewerkt met een downloadfunctie op onze website. Exposanten dienden bestelbonnen te downloaden, in te vullen en terug te mailen naar de organisatie. De verwerking van deze informatie gebeurde intern. Door het gebruik van Expodoc wordt deze taak grotendeels uitgeschakeld waardoor deze persoon zich nu kan toeleggen op andere zaken.

Wat zijn voor u de voor- en nadelen van Expodoc?
Zoals hierboven reeds aangehaald bespaart Expodoc veel tijd die we nu kunnen besteden aan andere zaken. De foutenmarge is ook sterk afgenomen. Een groot voordeel voor de Biennale is ook dat Expodoc altijd en overal geconsulteerd kan worden. Omdat wij een internationale biënnale zijn hebben we klanten van over heel de wereld. Deze zijn vaak druk bezet en reizen van beurs naar beurs. Onlangs vertelde een Italiaanse exposant nog hoe gebruiksvriendelijk hij ons beurshandboek vond en dat hij het handig vond om ook onderweg het handboek te kunnen consulteren en bestellingen te plaatsen.

Expodoc blijft in beweging dus je moet ook bij blijven. Hoe meer je kan met het een programma hoe meer je ook wil kunnen, dus is het zeker een voordeel dat Expodoc blijft investeren in verbetering en vernieuwing. Een klein nadeel is wel dat je automatisch in een aantal vakjes wordt geduwd. Zo wil de Biennale INTERIEUR geen beurs worden genoemd terwijl op de hoofdindeling van de platform wel “Beurshandboek” vermeld staat. Een detail dat voor de identiteit van onze organisatie wel belangrijk is. We zijn er echter van overtuigd dat als we dit als ‘wens voor verbetering’ melden, hier in de nabije toekomst wel een oplossing voor geboden zal worden.

Bent u tevreden over de support?
We hebben afgelopen editie geen technische problemen gehad. Voor andere problemen is de support vlot bereikbaar.


Welke reacties krijgt u van exposanten en leveranciers?
Onze leveranciers zijn al bekend met Expodoc. Onze exposanten zijn positief, vooral de consulteerbaarheid is voor hen zeer belangrijk zoals eerder aangehaald.


Bent u tevreden met het taalaanbod van Expodoc?
Voor de Biennale volstaan Nederlands, Frans en Engels ondanks het feit dat we ook exposanten hebben uit Duitsland, Italië, Spanje en Scandinavië. Vertaalwerk is duur en daarenboven verwachten exposanten dat als het handboek wordt aangeboden in hun taal er binnen de organisatie iemand is die die taal spreekt, wat niet altijd het geval is.


Wat zou u veranderen aan Expodoc?
Binnen het orderbeheer nog extra kunnen opsplitsen en filteren om de facturatie verder te optimaliseren. Omdat we zelf ook heel wat producten en diensten aanbieden raadplegen we regelmatig het uitgebreide orderbeheer. Het zou handig zijn om hierin nog verder te kunnen opsplitsen en filteren.
 

Gebruikt u de Floor Plan Module?
Bij de overstap naar Expodoc Exhibitor Manual wilden we niet te veel in één keer doen. Omdat we bij de Biennale INTERIEUR ook vaak werken met afwijkende standvormen was het gebruik van het Floor Plan nog niet mogelijk. Ondertussen kan dit wel, waardoor we voor de volgende editie wel de overstap kunnen maken. Bij de voorbereidingen voor INTERIEUR 2014 hebben we onze tijd gebruikt om een goede structuur op poten te zetten maar voor INTERIEUR 2016 kunnen we die tijd besteden aan de overstap naar het Floor Plan.

Wat adviseert u uw collega’s?
Om hun huidige manier van werken te analyseren en op basis van de mogelijkheden van Expodoc na te gaan of ze passen in het platform. Dat was ook de twijfel bij de Biennale INTERIEUR. Wij richten ons zeer sterk op persoonlijk contact en het aanbieden van een goede service. We waren dan ook bang om de stap te zetten naar Expodoc omdat we dachten hierdoor dat contact met de exposant te verliezen. Uiteindelijk bleek dat niet het geval.

Conclusie
Expodoc is een flexibel platform dat toelaat alle technische informatie en orders in een duidelijke structuur te groeperen. Het vraagt een investering bij de opzet maar bespaart uiteindelijk tijd bij de verwerking en opvolging van de orders.